Nursing workload balancing: Lean healthcare, analytics and optimization in two Latin American University Hospitals

Abstract

In most Latin American hospitals, the workload assignment of healthcare workers is a crucial process. These strategies seek to improve the level of patient care and safety while avoiding incurring unnecessary costs by hiring and maintaining excessive staff. The distribution of activities falls to the chief nurses in the hospital, taking as criteria for allocation the number of patients rather than the complexity of care that each individual carries. Specifically for the inpatient area and for nursing professionals, it is complex to determine an adequate distribution of human resources, considering the diagnosis of the patients and the number of tasks that a nursing professional must carry out throughout the day. Therefore, this work proposes the development of a strategy and a load-balancing model based on lean healthcare theory, analytics, and mathematical optimization, so that working hours do not result in the generation of stress and the presence of burnout in nurses. Likewise, mathematical modelling maximizes the use of the nursing staff’s capacity, generating awareness based on the integration of continuous improvement theories so that the clinics can be updated to technological trends. Finally, this project is part of a macro-project for the development of technologies that support hospital nursing processes, carried out by the Universidad de La Sabana Clinic in Colombia and the Universidad de los Andes Clinic in Chile, so the results of this project impact two clinics in Latin America.

En la mayoría de los hospitales latinoamericanos, la asignación de carga laboral al personal de la salud es un proceso de vital importancia. Estas estrategias buscan mejorar el nivel de atención al paciente y la seguridad, sin tener que incurrir en gastos innecesarios por la contratación y manutención de un personal excesivo. Esto conlleva a la distribución de las actividades recae en los jefes de las áreas en el hospital, tomando como criterios de asignación la cantidad de pacientes y no la complejidad del cuidado que acarrea cada individuo. Específicamente para el área de hospitalización y para los profesionales de enfermería, resulta complejo determinar una distribución adecuada del recurso humano teniendo en cuenta el diagnóstico de los pacientes y la cantidad de tareas que debe realizar un profesional de enfermería a lo largo de su jornada. Por ello, este trabajo propone el desarrollo de una estrategia y un modelo de balanceo de carga a partir de la teoría lean healthcare, analítica y optimización matemática, de tal forma que las jornadas laborales no resulten en la generación de estrés y la presencia de burnout en los enfermeros. Así mismo, se logra maximizar el aprovechamiento de la capacidad del personal de enfermería, generando bases de concientización sobre la integración de teorías de mejora continua para que las clínicas puedan actualizarse a las tendencias tecnológicas. Por último, este proyecto se enmarcó en un macroproyecto para el desarrollo de tecnologías que soporten los procesos hospitalarios de enfermería, llevado a cabo por la Clínica Universidad de La Sabana en Colombia y la Clínica Universidad de los Andes en Chile, por lo que los resultados de este proyecto impactan dos clínicas en Latinoamérica.