Estandarización de procesos de apoyo a la académia en el Instituto de Postgrados - Forum

Abstract

El presente trabajó se desarrolló con el fin de estructurar, documentar y estandarizar los procesos de apoyo a la academia del Instituto de Postgrados-Fórum (IPF por sus siglas, que se usaran de aquí en adelante para facilidad del documento). Para dar cumplimiento a este objetivo se planteó un plan de trabajo, siguiendo una metodología universal, que comprende 3 grandes etapas, que a su vez son los objetivos específicos, como se describe a continuación:

En la primera etapa, se realizó un levantamiento de información a través de entrevistas con los responsables de cada área y con la Dirección de Planeación de la Universidad donde fue posible identificarlos lineamientos institucionales de documentación y el flujo de cada procedimiento académico del IPF. De igual manera, se definió las responsabilidades y la categoría o eje operativo al que pertenecen. Posteriormente, se logró diseñar la versión inicial del Modelo operativo del IPF sin profundizar en los que atañen áreas de mercadeo, administración y gestión financiera, con el fin de la estructuración de dichos procesos de apoyo. A partir de estas fases, se documentaron los procedimientos de apoyo a la academia con el funcionamiento que se ejecuta actualmente. Así mismo, se diagramó el flujo de cada uno de ellos para identificar el curso del procedimiento en puntos de aprobación o decisión.

La segunda parte consistió en la socialización de los procedimientos documentados con la Dirección de Procesos académicos del IPF para llevar a cabo estrategias de mejoramiento para la identificación de problemas. De esta manera, se analizaron reprocesos, retrasos y demás oportunidades de mejora. También se elaboraron políticas de cada procedimiento conforme al reglamento y al flujo del proceso.

En la última etapa se logró estandarizar y normalizar los procesos de apoyo a la academia con base en las estrategias de mejora continua y el diseño del Manual de Procedimientos para la dirección de Procesos Académicos del IPF. También se mejoró el modelo operativo y el flujo de Información del IPF.

Con el desarrollo de las tres etapas establecidas, éste proyecto permitirá ser la base para futuras mejoras que repercutan en un crecimiento organizado al interior de la dirección de procesos académicos, esto, a través de la implementación de normativas que controlarán el desarrollo de los procedimientos presentes. De esta manera, se obtendrá un mayor rendimiento en el desempeño de las actividades al evitar cruzamientos y lograr sinergias con una documentación enmarcada en un sistema de gestión de calidad direccionado por la norma ISO 9001.​ Nota: Para consultar la carta de autorización de publicación de este documento por favor copie y pegue el siguiente enlace en su navegador de internet: http://hdl.handle.net/10818/12272